En los proyectos que emprende una organización se deben definir las estrategias más adecuadas para su implementación exitosa. Estas estrategias deberían ser definidas en cada proyecto por el equipo de gestión del cambio, en conjunto con los patrocinadores, miembros del equipo del proyecto e interesados clave. Las estrategias del proyecto deben ser establecidas de manera clara y utilizadas para abordarlo, a fin de lograr sus objetivos de la mejor manera.
A continuación, se presentan los pasos a seguir para poder elaborarlo:
1. Designar un lugar en el cual albergar todos tus proyectos.
- Problema: la falta de visibilidad en todos los proyectos.
- Solución: planificar y gestionar todos los proyectos del equipo en un mismo lugar.
Por ejemplo, si se gestiona la hoja de ruta de un producto con varios lanzamientos, se querrá saber exactamente cuántos lanzamientos son, qué incluye cada uno y cuándo se producirán. Planificar y gestionar todos los lanzamientos en un solo lugar permite ver rápidamente todo lo que está en progreso y el estado de toda la hoja de ruta.
2. Definir los objetivos, los planes, las responsabilidades y las expectativas al principio.
- Problema: se observan inconsistencias en los entregables y los procesos.
- Solución: definir los objetivos, los planes y las responsabilidades con claridad.
Sin un proceso estándar para la planificación de proyectos o flujos de trabajo, es probable que cada proyecto se gestione de forma diferente. En consecuencia, los entregables son inconsistentes, se pierde tiempo en la preparación de un proceso nuevo cada vez y es más probable que algo se pase por alto.
Para resolverlo, es importante asegurar que el plan, el proceso y las responsabilidades en el equipo queden claras desde el principio. A nivel del proyecto, significa que los objetivos estén debidamente estructurados; con todos los pasos y piezas de trabajo que se deben finalizar, con una fecha para la que fueron programadas y con un responsable de ejecutarlas.
Después, dejar en claro los planes, los procesos y las responsabilidades a nivel del programa. Definir los objetivos a nivel del equipo y comunicar con claridad cuáles son los proyectos que serán útiles para alcanzarlos. Los objetivos de un proyecto deben servir de ayuda para que el equipo los alcance y, a la vez, estos objetivos deben colaborar para alcanzar los de la empresa.
3. Priorizar el trabajo que tendrá mayor impacto.
- Problema: no se está seguro de qué proyectos son los que se deben priorizar para el equipo.
- Solución: mirar qué aportan los proyectos para alcanzar los principales objetivos de la empresa. ¿Cuáles tendrán mayor impacto?
A pesar de que puede ser tentador ocuparse primero de los proyectos más fáciles, no siempre es una buena idea. En cambio, establecer las prioridades en función de lo que tendrá un mayor impacto en los objetivos de la empresa. “Las principales prioridades se deberían alinear con esos objetivos y ayudar a estar un paso más cerca de alcanzarlos”. De modo que lo mejor será que se priorice el trabajo de forma estratégica tanto a nivel macro como a nivel micro.
No solo se podrá asignar y gestionar mejor el tiempo y los recursos, sino que nadie quedará a ciegas preguntándose si los proyectos contribuirán a los objetivos de la empresa.
4. Empoderar al equipo para que sea flexible cuando cambien las prioridades.
- Problema: el equipo no encuentra una forma fácil de dar seguimiento a las prioridades cambiantes o de reasignar el trabajo.
- Solución: obtener una vista en perspectiva de todo el trabajo pendiente del equipo.
Establecer las prioridades del equipo y alinearlas con el trabajo es la clave, pero también lo es contar con la suficiente flexibilidad como para cambiar el rumbo cuando se necesitas. Sin embargo, si se da seguimiento al trabajo en hojas de cálculo y llevas listas de pendientes en distintas herramientas, puede resultar complicado saber en qué está trabajando el equipo cuando se desee. Como resultado, cuando las prioridades cambian, no se sabe qué hay que reprogramar, cuán ocupado está cada uno ni cómo dar seguimiento al trabajo que se deja en espera. Una salida para evitar que esto suceda es la de implementar un proceso de control de cambios.
5. Gestionar y comunicar las expectativas con claridad.
- Problema: desorientación por parte de los miembros del equipo con respecto a lo que se hace y cuándo.
- Solución: comunicar donde se lleva a cabo el trabajo.
Los equipos sufren problemas de comunicación por la falta de visibilidad con respecto a su trabajo, el trabajo de los demás colaboradores o el que se lleva a cabo en otros departamentos. Cuando no se tiene acceso a ver en profundidad qué trabajo hacen los demás, se pierde el contexto para entender por qué cambian los cronogramas, si las prioridades siguen siendo las mismas o cómo avanza el proyecto.
Cuando se gestionan las comunicaciones en el mismo lugar en que se encuentra el trabajo, se empodera tanto a tu equipo como a los colaboradores de otros departamentos, ya que se les brinda todo el contexto detrás del trabajo. Además, con las actualizaciones en tiempo real, todos tienen acceso a ver cómo avanza el trabajo.
6. Mirar el trabajo en los proyectos para equilibrar la carga de trabajo y los cronogramas.
- Problema: no se está seguro de cuánto (o cuán poco) trabajo tiene por hacer cada compañero de equipo en particular.
- Solución: asegurarse de tener una forma de ver la carga de trabajo de los empleados en todos los proyectos.
Hay una segunda dificultad en planificar cada proyecto en un lugar diferente: no se tiene forma de ver todo el trabajo que hace una persona en los diferentes proyectos. Significa que más o menos se deben confiar en lo que el equipo dice cuando el trabajo es demasiado o muy poco. Se vuelve complicado anticiparse a los problemas como los incumplimientos de las fechas de entrega, antes de que se salgan de control o por el contrario, reconocer dónde hay talento sin aprovechar.
7. Ajusta las programaciones de los proyectos para maximizar la productividad del equipo.
- Problema: las fechas de inicio en los proyectos no están coordinadas y, en consecuencia, los empleados tienen demasiadas asignaciones, el trabajo se bloquea y los proyectos se retrasan.
- Solución: programar cada proyecto con todo un portafolio en mente.
Incluso un proyecto planificado con la mayor dedicación se puede descarrilar si no está programado teniendo en cuenta el alcance total del trabajo del equipo para el mes, el trimestre o el año, es por ello que deberá de considerarse escalonar fechas de inicio para proyectos, marcar las tareas para lograr mayor efectividad.
La sincronización puede marcar la diferencia con respecto a mantener a tus múltiples proyectos encaminados y puede ser útil para que tu equipo sea lo más productivo posible.
8. Delegar trabajo, pero conservar la visibilidad.
- Problema: hay una delgada línea entre la micro gestión y ser un gerente ausente.
- Solución: compartir una fuente centralizada de referencias con el equipo para poder controlar el trabajo siempre que sea necesario.
Ningún gerente quiere hacer micro gestión, ni un gerente de producto ni uno de proyectos, pero puede resultar prácticamente imposible ser un líder eficiente si se pierden de vista las tareas y se siente como si se actuara a ciegas con respecto al trabajo que hace el equipo.