Se necesitan estrategias sólidas de gestión de proyectos para que sirvan como guía a través del proceso y así mantener el avance de un proyecto según el cronograma.
Estas cinco estrategias de gestión de proyectos ayudarán a crear un plan eficiente y que pueden repetirse para cada proyecto nuevo.
Estrategia 1: Aclarar los detalles de tu proyecto antes de comenzar.
Antes de comenzar a programar un proyecto, se tiene que saber qué implica. Comenzar con el producto final y trabaja hacia atrás. ¿Qué pasos y productos más pequeños se tienen que completar para llegar al producto final? Se debe tomar el tiempo necesario para entender todo lo que se tiene que lograr y qué recursos necesitarás para hacerlo realidad. A medida que se aclaren los detalles del proyecto, es necesario comprometerte con una metodología de gestión de proyectos y comenzar a construir un plan de proyecto en función de esa metodología.
Estrategia 2: Evaluar tu proyecto desde varias perspectivas.
Durante la fase de planificación, se puede dar un paso atrás y mirar el proyecto desde la perspectiva de los diferentes roles. Cada uno se enfrentará a desafíos que tal vez no se noten a primera vista. El plan del proyecto debe tener en cuenta las necesidades de cada rol y anticipar los problemas comunes a los que cada uno podría enfrentarse. Es fácil perderse ante posibles lagunas y oportunidades desaprovechadas en el plan de tu propio proyecto, por lo que puede ser útil que los miembros del equipo que no han participado lo examinen para ver si descubren algo que quizás hayas pasado por alto.
Estrategia 3: Elegir a las personas adecuadas para que formen parte del equipo del proyecto.
Un proyecto solo puede ser tan exitoso como las personas que trabajan en él. Se debe elegir cada miembro del equipo por las habilidades y personalidades que aportan al proyecto. No todo el mundo encajará bien en cualquier proyecto. La superposición de conjuntos de habilidades y personalidades incompatibles ralentizará, o incluso descarrilará por completo, un proyecto. Pero acercarse al personal desde la perspectiva de “¿Quién es el mejor para este proyecto?” hará que el proceso sea mucho más fluido.
Estrategia 4: Establecer hitos viables para medir el progreso.
Los grandes proyectos corren el riesgo de desviarse de su curso o de retrasarse si no cuentan con hitos específicos que se puedan medir durante el proceso. Establecer hitos divide un proyecto en puntos de control frecuentes. Puedes usarlos para asignar a tu equipo la responsabilidad de cada hito y ajustar el cronograma de todo el proyecto sobre la marcha.
Estrategia 5: Evaluar tu proceso después de completar el proyecto.
Después de los informes del proyecto, los análisis de resultados, las retrospectivas, se tiene que evaluar el proyecto. Analizar más allá de si fue un éxito o un fracaso. Observar cada hito y cada paso que se dio para alcanzarlo.
MARKETING COMO SEGUIMIENTO A LAS ESTRATEGIAS
El plan de marketing es fundamental para describir los objetivos que una empresa necesite alcanzar, así como los estudios de mercado realizados para plantearlos y las estrategias a implementar. Este documento debe seguir una planificación abierta a cualquier tipo de cambio, pues el control y seguimiento de un plan de marketing llevará a cabo su supervisión, con el fin de permitir que continúen aplicándose las vías de actuación originales, o por el contrario, mejorar las estrategias para lograr con éxito los objetivos planteados.
Para comprobar los resultados que se van produciendo es necesario analizar qué causas han llevado a dar con la tecla en los aciertos conseguidos hasta el momento, además de detectar a tiempo los posibles errores de ejecución, con el fin de tomar las medidas de control oportunas y reconducir el plan de marketing.
El control de un plan de marketing se efectúa mediante tres mecanismos fundamentales: la aprobación de los métodos de control, la supervisión directa e indirecta y el análisis de la información para tomar medidas correctoras. De este modo, han de generarse informes detallados sobre el desarrollo de las actividades a corto, medio y largo plazo, motivando a los distintos departamentos de la empresa en función del éxito que se va obteniendo y estableciendo las medidas oportunas para enderezar el plan. Así, este control sirve de estímulo para ir ajustando el proceso de planificación de forma continua, llevando un seguimiento adecuado.
Lo ideal para que un plan de marketing tenga efectividad es determinar acciones anuales aplicando un seguimiento mensual. Esta forma de ejecutarlo es la más precisa para pulir todas aquellas acciones que puedan mejorarse, una vez puestas en marcha, y solucionar cualquier problema potencial detectado para que no se produzca una desviación sobre los objetivos que persiga el plan.
Tipos de control de un plan de marketing:
- Control de plan anual: Bajo la responsabilidad de la alta dirección y los mandos intermedios, ha de examinarse si se han alcanzado los resultados previstos en el plan de marketing, mediante los análisis financieros, de ventas, cuota de mercado, ratios de venta en campañas de marketing y nivel de satisfacción de consumidores/as.
- Control de rentabilidad: La figura de controlador/a de marketing analiza en qué puntos la empresa está generando ingresos o pérdidas. Para ello, examina la rentabilidad por producto, territorio, clientela, segmentos, canal y tamaño de pedido.
- Control de eficiencia: Son ejecutivos/as de Línea y Personal, así como quien controla el marketing, quienes se encargan de mejorar la eficiencia de impacto de los gastos de marketing, valorando la fuerza de ventas, la publicidad, las promociones y la distribución.
- Control estratégico: Este análisis corre a cargo de la alta dirección y la figura de auditor/a de marketing. Consiste en observar si la empresa persigue sus mejores oportunidades en base a los mercados, productos y canales. En este control se utilizan instrumentos de valoración de la eficacia del plan y se realiza una auditoría de marketing, así como las revisiones de la excelencia del marketing y de la responsabilidad ética y social de la compañía.