Para definir un proceso administrativo dentro de una organización es necesario realizar una planeación prospectiva. Se debe preparar para el futuro con base en decisiones o circunstancias del presente definidas y lógicas, que te permitan establecer los objetivos generales y particulares para cada área; asimismo, debes definir las políticas y programas, y determinar los procedimientos.
1. Realiza un análisis del presente: antes de implementar cualquier acción, se debe realizar un análisis dentro de la empresa, así como su entorno. Para lo cual debes tener en claro qué es lo que deseas mejorar y cómo serán las cosas si se realizan cambios en los procedimientos actuales.
2. Fijar los objetivos: la definición de objetivos tanto principales como secundarios es otro punto que debe tenerse claro. Recuerda que los objetivos deben ser SMART, es decir, específicos, medibles, alcanzables, relevantes y tener un tiempo. Todo el equipo de trabajo tiene que comprenderlos y aceptarlos.
3. Establece premisas: el levantamiento de premisas también debe ser considerado de una manera lógica en el proceso. Se debe crear supuestos de qué es lo que pasaría ante situaciones que es probable que ocurran respecto de la situación de la empresa y de su entorno. En suma, de lo que se trata es de tener en cuenta todas las variables que no puedes controlar y que podrían tener algún efecto en la actividad de la empresa y cómo estás preparado para enfrentarlas.
4. Implementar líneas de acción: en este rubro es necesario comenzar a determinar cuáles son las líneas de acción que llevarás a cabo para alcanzar los objetivos propuestos; a partir de ahí se deben analizar las fortalezas y debilidades, eligiendo las más adecuadas de acuerdo con tus metas a cumplir.
Todo este conjunto de pasos permitirá llevar a cabo con éxito un proceso administrativo dentro de una empresa. Puede ser tan flexible y adaptable a las necesidades o áreas en la que necesite ser implementado o en las que se desee tener mayor competitividad y rendimiento de tu capital humano y financiero.
PROCEDIMIENTOS COMERCIALES COMO COMPLEMENTO EN LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS.
El proceso comercial es la serie de acciones que lleva a cabo la plantilla de una empresa, especialmente el área de ventas. Asimismo, el proceso comercial es parte de la estrategia para cumplir con los objetivos de negocio y aumentar su rentabilidad; lo que involucra implementar herramientas para optimizar el desempeño de la empresa, automatizar sus tareas, mejorar la gestión del tiempo, capacitar a la plantilla para enriquecer las prácticas de ventas y llevar a un nivel más alto la atención al cliente.
Etapas de un proceso comercial:
1. Captación de leads: también conocida como prospección, es la fase inicial donde el equipo de ventas comienza a buscar a los leads que podrían estar altamente interesados en los productos o servicios que brinda la empresa. Puede ser que los atraigan a través de publicidad u otros medios comunes en el comercio tradicional como televisión, radio, anuncios espectaculares.
2. Identificación de clientes potenciales: sea cual sea la manera que se atraiga a los clientes, es importante identificar quienes tienen más posibilidades de realizar una compra. Sobre todo, si comparten características e intereses con los clientes frecuentes existentes o con el buyer persona de la marca.
3. Examen de clientes potenciales: aunque ya se ha hecho un sondeo de los prospectos, es importante ahondar para conocer más a estos clientes potenciales, de tal forma que sea sencillo identificar cuáles son sus puntos de dolor, qué necesitan y cómo los productos pueden brindarles una solución. Para ello es posible utilizar un programa para grabar llamadas de ventas que analice las conversaciones desde el primer contacto.
4. Demostración de oferta de valor: con la información antes recabada se conocen los intereses de los clientes y se define cómo presentar el producto o servicio. En esta parte, el equipo de ventas muestra la oferta al prospecto a través de diferentes canales y formatos. Ya sea a través de un demo, de un video con las características del producto o servicio, de un blog que describa los beneficios, entre otros.
5. Aclaración de dudas: en este punto los clientes comenzarán a indagar sobre el producto y considerar si lo comprarán o no. Con ello le surgirán dudas respecto a si realmente vale la pena invertir en él y si hará un aporte sustancial a su vida. Aquí es cuando el área de ventas tiene que estar preparada y capacitada para aclarar las dudas de los clientes: ya sea de aspectos técnicos, de pólizas de garantías, de métodos de pago, de los materiales del producto, entre otros aspectos.
6. Cierre de venta: en este punto el cliente está convencido de adquirir el producto o servicio, así que elige el modelo o plan que más se adapta a sus necesidades. Así que el representante de ventas que lo acompaña durante esta etapa le envía una propuesta con un generador de cotizaciones online, le ofrece descuentos especiales, cupones o las alternativas con las que cuente. Luego, el cliente procede a realizar el pago para empezar a gozar de los beneficios del producto en cuestión. Con ello el vendedor ha cumplido el principal objetivo del recorrido: cerrar la venta.
7. Atención posventa: el proceso comercial no termina cuando el cliente realiza el pago, como muchos pensarán. Es importante darle seguimiento ante cualquier inconveniente o eventualidad que pueda mostrar: desde una queja, una sugerencia o una felicitación con respecto al producto. Ambos son benéficos: lo negativo puede servir como retroalimentación y lo positivo para motivar al equipo de ventas.